Sobrevivir al Apocalipsis Zombi
Cuando pensar se convierte en un peligro 

Eficacia y Eficiencia. Tan parecidos, tan diferentes

Es curioso cómo en el rico idioma español, a veces los matices del lenguaje pueden alterar significativamente el resultado esperado que deseamos lograr.

Prueba de ello es la habitual confusión generalizada de los términos eficacia y eficiencia que la mayoría confunde dándolos por sinónimos, mostrando así una evidente ignorancia de su respectivo significado.

Sorprende aún más si tenemos en cuenta que esta confusión alcanza a buena parte, sino de la mayoría de quienes por sus responsabilidades de gestión, debieran tener bien clara la diferencia en aras de lograr el desempeño profesional que se debe esperar de los mismos.

Porque aunque suenen parecido, y procedan de la misma raíz latina el prefijo ex- (hacia afuera), facere (hacer), la primera, eficacia, refiere la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”, es decir mide el grado de consecución de un objetivo, la segunda se caracteriza por “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”, es decir no pone el énfasis en el objetivo sino en los recursos precisos para lograrlo.

Un ejemplo con el que intentaba trasladar a mis subordinados dicho concepto cuando estaba en el servicio activo era la diferencia de proceder del Ejercito americano y el francés frente a una misma situación.

Imaginemos que una unidad militar que avanza en una zona de conflicto recibe fuego desde una colina próxima obligándoles a para y buscar cubierta. ¿Cómo reaccionaria cada uno de ellos?

El comandante de la Fuerza americana pediría apoyo de fuegos y al cabo del tiempo la artillería la aviación y si uno se descuida hasta los B-52 harán acto de presencia allanando la colina y dejando el camino expedito.

Sin embargo la Fuerza francesa buscará la procedencia del fuego y luego un tirador selecto , un  misil contracarro o un lanzacohetes, de forma quirúrgica eliminará la amenaza que les impedía seguir su camino

Ambos han logrado su objetivo, han sido eficientes. Pero, ¿Cuál lo ha logrado de forma más eficiente?

Es ahí donde esta el poder y trascendencia de la eficiencia y su a veces escasamente reconocido valor, especialmente en la Administración Publica, que también se extiende en gran medida en buena parte del sector privado.

La eficiencia consiste en alcanzar los objetivos deseados, necesarios o exigidos, con el menor uso de los recursos posibles, o sacar el máximo provecho de los recursos disponibles en el cumplimiento de los objetivos, según las circunstancias.

Por ejemplo, si hay que gestionar del agua de un pantano para el regadío donde hay excedente, la eficiencia consistiría en cubrir todas las necesidades con el menor uso de agua, mientras que si el agua es escasa y no alcanza para todos los usos, la eficiencia se alcanzaría si la distribución del agua maximiza su uso, debiendo determinarse donde es más necesaria y por tanto cumple mejor sus fines económicos y sociales.

Este ultimo concepto de la eficiencia, entendida como optimización del uso de los recursos escasos es especialmente relevante cuando nos referimos a la gestión pública, dado que mientras los recursos son siempre finitos, por más que se pretenda exprimir a quienes los producen, las necesidades sociales son cuasi  ilimitadas.

A la hora de  gestionar los recursos públicos y decidir sus fines siempre existe un coste de oportunidad, que empieza desde el momento en que se recaudan o incauta al ciudadano los recursos monetarios necesarios, negándole de esta forma su derecho a decidir libremente cómo emplearlos, y debiendo aceptar en  muchos casos los servicios públicos tal y como se le imponen si derecho a cuestionar su utilidad, necesidad, procedencia y ejecución.

Cupiera por ello exigir cuando menos que dichos recursos que se exigen a los ciudadanos, supuestamente para ser empleados  para utilidades sociales, fueran gestionados de forma no solo eficaz, sino también eficiente.

Por tanto hay dos posibles formas de proceder a la hora de establecer los recursos, sea por causa de la necesidad o las mas de las veces la conveniencia del gestor.

La primera es establecer primero los objetivos y luego asignar los recursos que se estimen necesarios, y la segunda es, en base a los recursos disponibles, establecer los objetivos que permitan maximizar su uso.

Evidentemente la forma de proceder dependerá del contexto y la disponibilidad de recursos.

Lo ideal seria el primer caso. En este caso alguien debe decidir qué recursos son necesarios, cual va a ser el medio de control de las desviaciones, las responsabilidades de su gestión y por supuesto de su adecuado uso.

En teoría, si el proyecto o departamento esta correctamente gestionado y el presupuesto de recursos adecuadamente elaborado, una gestión eficiente aprovecharía los recursos disponibles al limite para lograr los fines establecidos. Sin embargo, no es tan sencillo.

Puede darse el caso de que quien ha asignado los recursos no haya facilitado los necesarios para el cumplimiento, exigiendo unos parámetros de eficacia mas allá de técnicamente posible, en cuyo caso seria responsable del fracaso.

En caso de que el gestor hubiera precisado menos recursos para lograr la eficacia en el cumplimiento de sus objetivos se podría incluso también plantear  que el responsable de asignar los recursos no han sido eficiente porque esos recursos ociosos no han sido empleados en otro proyecto.

Sin embargo  también hay que considerar que a la hora de establecer los recursos hay que establecer un margen de reserva para responder a  imprevistos que dependerá de los factores que puedan añadir incertidumbre al proyecto.

En cualquier caso la eficacia en el logro de los objetivos y la eficiencia en la gestión de recursos depende por tanto de la correcta interacción entre quienes administran los recursos y quienes los gestionan.

Sin embargo, existen el riesgo de la eficiencia mal entendida como mero ahorro de recursos cuando ello implica una reducción de la calidad con las consecuencia a veces catastróficas para lo empresa o los usuarios, que ello pueda acarrear según el tipo de producto o servicio.

En el lado contrario se encuentra la gestión de la eficiencia cuando se debe decidir como se reparten y gestionan los recursos escasos para maximizar su utilidad.

En realidad ambos procesos no son excluyentes dado que generalmente se dan en diferentes niveles de decisión e incluso de forma simultanea

Una empresa u organismo que tiene unos recursos, normalmente traducidos a presupuestos, los cuales debe repartir entre departamentos y proyectos, debiendo decidir la forma en que maximicen su utilidad y beneficio, en el sentido mas amplio del término.

La plena eficiencia por tanto se alcanzará por tanto si esa interacción de departamentos y proyectos logran en conjunto y sinergia el máximo beneficio de los recursos empleados.

Tan fácil de decir como complicado de implementar por diversos factores de los que me centraré en el fundamental, el factor humano.

Con ello me quiero referir especialmente a ciertos comportamientos, algunos de ellos muy generalizados en una sociedad cada vez mas carente de valores referentes y principios, que en muchos casos en lugar de crear sinergias, hacen justo lo contrario.

Y es que no sólo basta con tener buenos gestores aptos para las tareas que se les encomienden, sino además que dispongan de la actitud necesaria para desempeñar esas funciones de forma coordinada y generosa si priorizar sus intereses personales o alimentado su ego personal.

Porque desgraciadamente, muy especialmente en este país donde la envidia es deporte nacional y la inseguridad personal anida en el interior de buena parte de la sociedad, la tentación de usar el Poder de Dirección de forma espuria es elevado.

Ello además se refuerza y amplifica debido a los arcaicos modelos de organización basados en estructuras piramidales donde los departamentos suelen ser estancos y dirigidos por personas tan sólo preocupados en el mejor de los casos de maximizar el interés de su departamento, cuando no su propio interés personal, en lugar o anteponiéndolo al interés general

Ello en gran medida se debe a que los responsables de medir la eficacia y la eficiencia de la personas en sus cometidos son incompetentes al no ser capaces de valorar adecuadamente al valor añadido que aportan los diferentes agentes participantes en el proceso de generación de valor añadido.

Por ejemplo se puede valorar que un jefe de recursos humanos es eficiente porque ha reducido el coste laboral, sin tener en cuenta la quejas del departamento de producción sobre la calidad del trabajo de los operarios que ha contratado, o las del departamento de calidad por el elevado numero de productos defectuosos debido a la falta de cualificación y formación del personal.

Por tanto la eficiencia de un gestor de un departamento debe ser valorada en base a la contribución total que hace a la consecución de los objetivos y el grado de sinergia que genera. Algo muy complicado de valorar.

Todos estos problemas y dificultades a la hora de lograr los objetivos de eficiencia, se magnifican en el caso de la administración publica donde rige el patético principio que una “menestra” del Gobierno zapatero resumió en la frase, “el dinero público no es de nadie”.

A ello se le une la cuasi absoluta falta de control sobre la gestión, y la nula rendición de responsabilidades, la falta de motivación y vocación de los servidores públicos, y la priorización de intereses políticos e ideológicos en la asignación de los recursos públicos, se completa la ecuación del desastre en la eficiencia de la gestión publica del dinero de los ciudadanos.

Uno de los problemas fundamentales a la hora de alcanzar la eficiencia en la gestión, es la incapacidad generalizada de planificar y presupuestar adecuadamente, algo especialmente evidente en el sector público.

Porque en general, los presupuestos que representan la asignación de recurso se realiza sin un criterio real, tan solo “cuadrando” lo presupuestos del año anterior teniendo en cuenta el incremento de los recursos disponibles, sin considerar las necesidades reales y su evolución.

De esta forma y por inercia, hay departamentos que a pesar de haber perdido, o no haber tenido nunca, utilidad, siguen siendo sufragados, aunque sólo sea para sustentar al personal y recursos para justificar su funcionamiento a pesar de no aportar realmente valor alguno, e incluso generar perjuicios, entorpeciendo la actividad de otros.

Por otro lado, los departamentos y organismos luchan por obtener el máximo de recursos sin  justificar su necesidad y sobre todo luego usándolos sin considerar la eficiencia y en muchos caso siquiera la eficacia. Primero dame, y luego ya veré como me lo gasto para justificar que el siguiente año necesito más.

Para evitarlo, se deberían realizar presupuesto base cero, en los que cada año, o periodo plurianual que se determine, los gestores deban establecer cuáles son sus necesidades en base a  los proyectos que pretenden desarrollar, justificando su necesidad y utlidad,y priorizando sus necesidades, así como que los medios y métodos para lograrlos son los más eficientes.

Ello permitiría seleccionar y priorizar aquellos proyectos que maximizan lai utilidad y el beneficio social.

Además es necesario un control ex-post, que obligue a justificar como se han usado los recursos eficientemente y en su caso las causas de las desviaciones o la imposibilidad de alcanzar los objetivos establecidos.

Pero la búsqueda de la eficiencia, y de la excelencia que conlleva no se reduce al ámbito de la dirección, sino que debe trasladarse para ser eficaz a todos los niveles de proceso productivo hasta llegar al los niveles mas bajos.

Por tanto es necesario asegurar que los trabajadores alcancen la mayor cota de eficiencia posible en el desempeño de sus funciones, mediante su instrucción, y el uso de medios técnicos y medidas organizativas, así como técnicas de motivación laboral y liderazgo.

Todo lo dicho no sólo tiene un trasfondo e interés en las decisiones macro y micro de la Empresas y Organizaciones, la Administración Publica o el Gobierno.

Incluso a nivel personal  la mayoría de las decisiones en gran medida de fundamentan y rigen aunque sea de forma subconsciente en los criterios de la eficacia, buscar, desear o necesitar alcanzar objetivos y por tanto actuar para lograrlos, y la eficiencia, desplegar los recursos  materiales, de tiempo y emocionales necesarios.

Todo ello bajo el criterio del coste de oportunidad que supone, y que obliga a elegir y priorizar objetivos y recursos. Por tanto saber entender y valorar adecuadamente la eficiencia intrapersonal es necesario para maximizar nuestros recursos y capacidades, logrando así alcanzar un mejor bienestar, que no permita crecer personalmente y escalar peldaños en la Pirámide de Maslow hasta la cumbre de la autorrealización personal.

Las personas exitosas han aprendido a maximizar su creatividad y eficiencia, mediante la organización de sus vidas para que pasen menos tiempo en lo mundano, y más tiempo en las cosas inspiradoras, reconfortantes y gratificantes en la vida. 

Daniel Levitin

Jose Federico Villamil Calva 

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